10:45
mang abu
10 Kesalahan yang Harus Dihindari Dalam Mengirim Email Bisnis
Surat menyurat bisnis lewat internet sudah jadi hal mahfum. Namun di balik itu, tetap ada etika tidak tertulis terkait kepantasan surat menyurat ini. Berikut 10 kesalahan yang harus Anda hindari saat menulis surat bisnis lewat email:
1. Huruf Besar Semua
Pernahkah Anda menerima surat dengan tulisan huruf besar semua? Meski isi surat biasa saja, tapi kesan yang ditimbulkan oleh penggunaan huruf besar ini sangat khas. Seakan-akan Anda, si pengirim, 'berteriak' pada si penerima. Penggunaan ini sangat dianjurkan tidak dilakukan.
2. Huruf yang 'Lucu'
Penggunaan surat bisnis selayaknya formil. Ada beberapa font atau huruf yang justru sebaliknya. Menimbulkan kesan santai atau kekanak-kanakkan. Penggunaan huruf seperti Comic Sans seharusnya dihindari. Surat bisnis formil mengacu pada huruf Times New Roman atau Helvetica.
3. Salah Ketik Nama
Ini sangat fatal! Salah ketik nama akan membuat si penerima surat merasa 'terhina'. Kalau Anda kesulitan mengetik atau kerap salah, lebih baik langsung copy paste nama yang bersangkutan.
4. Menggunakan Emoticons
Tanpa kita sadari, dengan perkembangan chatting, Emoticons di Messenger sudah menjadi hal yang 'biasa'. Namun menggunakan Emoticons jangan dilakukan di surat resmi. Bayangkan bila ada tanda 'smiley' di surat bisnis yang Anda kirim atau Anda terima. Rasanya sih aneh.
5. Bahasa Informal
Surat bisnis juga haram menggunakan bahasa informal. Apalagi bahasa slang yang sekarang lazim dikirim via SMS atau chatting. Anda tidak akan nyaman saat menerima surat seperti ini bukan,
"Halluww! Apa kabar? Si Anu kemaren cerita ke gue, katanya elo punya produk yang khueren abieezz yak? Bisa dungs dishare ke kita-kita di sini. Ditungguh ya sharenya, muaachh."
6) Bertele-tele
Membuat surat elektronik bisnis jangan bertele-tele. Langsung pada inti masalah. Umumnya, inti kalimat bisa dijelaskan dalam tiga kalimat. Sebuah penelitian di Jerman menemukan, surat bisnis lewat email intinya relatif sama dengan tiga kali mengirim SMS.
7. Subyek Surat Langsung Tegas
Subyek email bisnis harus langsung menggambarkan isi surat. Bukan lagi kalimat percakapan normal seperti 'Hai'.
8. Merongrong
Biasanya orang tak sabar menanti jawaban atas email mereka. Dalam etika bisnis, mengirim email menanyakan perkembangan sebaiknya dilakukan dalam hitungan puluhan jam. Misalnya, setelah 24 jam, Anda bisa menanyakan bagaimana perkembangan email yang Anda kirim. Jangan langsung baru tiga jam Anda sudah memborbardir menanyakan perkembangan, kecuali memang hal yang mendesak, atau Anda bisa menelepon yang bersangkutan, tidak harus menunggunya.
9. Clip art
Memasang Clip Art dalam surat bisnis resmi sudah pasti dilarang. Tanpa pengecualian.
10. Berkorespondensi via Jejaring Sosial
Etika bisnis mengatur jangan pernah menghubungi kontak Anda via laman jejaring sosial. Gunakanlah saluran yang resmi, yaitu Email. Facebook, Twitter, diciptakan untuk kepentingan pribadi, meski belakangan merambah ke dunia bisnis.
Mengirim surat bisnis via Facebook terkesan meremehkan kontak Anda. Kecuali dalam situasi tertentu, Anda bisa mengirim pesan ke dalam kotak surat di Facebook atau Twitter bersangkutan. Inipun hanya sementara, setelah mendapat tanggapan, Anda sebaiknya mengirim surat dengan email lagi.
(Sumber Republika)
